Microsoft Outlook, automatische Mailverwaltung
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Hallo tag/liebe leute">liebe Leute,
ich nutze für meine Firmen-Mails Microsoft Outlook (2007) unter Windows 7. Nun stehe auch ich Tag für Tag vor der Herausforderung die unheimliche Mail-Flut in den Griff zu bekommen. Mit all jenen Nachrichten, die ich zeitnah bearbeiten oder löschen kann, komme ich noch gut zurecht, bei folgenden Mails hoffe ich allerdings auf eure Hilfe:
Aus unserem Sekretariat oder von Kunden bekomme ich oftmals Listen oder Angebote, die nur für eine bestimmte Zeit gültig sind. Was ich nun suche ist eine Möglichkeit, einem neuen Mail eine Art Ablaufdatum zuzuweisen, dass das Mail also zB nach 2 Wochen automatisch in den Papierkorb oder einen anderen Ordner verschoben wird. Andernfalls sammeln sich nämlich im Posteingang mehrere Hundert Mails, und es ist echt mühsam sie von Zeit zu Zeit selbst nochmal zu öffnen und zu bearbeiten.
Vielen Dank für eure Unterstützung!
Christoph
Beitrag zuletzt geändert: 10.5.2014 20:04:09 von chst -
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ich würde diese Mail anhand von bestimmten Merkmalen identifizieren (Irgendwas werden diese Mails doch haben? Absender, Betreff, Inhalt...) und über die Regeln in einen Ordner verschieben, der alle Mail löscht oder archiviert, die älter als x-Tage sind.
Was ich nun suche ist eine Möglichkeit, einem neuen Mail eine Art Ablaufdatum zuzuweisen
Wenn du per Hand zuweisen willst, kannst du diese auch einfach in einen Ordner verschieben, der nach x-Tagen löscht oder archiviert.
Beitrag zuletzt geändert: 10.5.2014 21:10:03 von kigollogik -
Vielleicht hilft dir das hier?
http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/automatisches-verschieben-oder-loschen-alterer-elemente-mit-der-autoarchivierung-HA010354967.aspx
Ich würde Ordner anlegen, die nach Dauer der Tage, die du die Mail behalten willst angelegt sind. Also einer Ordner für 1 Woche aktuell, einer für zwei Wochen, einer für 4 Wochen, ...
Unten auf der Seite von dem Link steht, wie man die Archivierung für einzelne Ordner aktiviert.
Auf der Seite wird erwähnt, dass statt Archivierung auch Löschoptionen zur Verfügung stehen. Das kann ich aber daheim nicht testen. -
Hallo
Ich hatte mal ein ähnliches Problem. Daraufhin stellte ich ein Formular zur Verfügung, das die Nutzereingaben so in eine E-Mail einfügt, dass ich wichtige Details schon im Betreff sehen kann.
In deinem Fall z.B.:
Angebot von $name, gültig bis $datum.
Oder das Datum voranstellen, damit du ganz bequem sortieren kannst.
2014-12-28 Angebot von $name
2014-11-09 Angebot von $name
2014-05-29 Angebot von $name
So kann man abgelaufene Angebote ganz einfach erkennen und löschen.
Oder wenn ein Formular keine Möglichkeit ist, würde ich die Mail editieren und das Datum so wie gerade gezeigt voranstellen, dann im Angebotsordner speichern.
mfg
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Hallo liebe Leute!
Vielen Dank für eure Rückmeldungen!
Ein ähnliches System, wie das verschieben der Mails in verschiedene Ordner mit Ablaufdatum habe ich inzwischen ausprobiert. Konkret wollte ich (um eine bessere Übersicht über meinen Blackberry zu behalten) die Mails im Posteingang behalten - ich habe sie also stattdessen in Kategorien verschoben. Danach habe ich Filter erstellt, die zB "grün" an einem Tag nehmen und gesammelt löschen. Allerdings ist das System aufwendig und fehleranfällig.
@voloya: Das verstehe ich leider nicht ganz. Welches Formular meintest du?
Vielleicht hat sonst noch jemand einen guten Tipp für mich?
Vielen Dank! -
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